¿Qué me pasa doctor? Está usted infoxicado (y II)

¿Estás infoxicado? En esta segunda parte tratamos las soluciones a los problemas derivados de la infoxicación y una serie de métodos para prevenirlos.

Una vez analizadas las causas y pautas de comportamiento de un infoxicado, vamos a intentar plantear algunas soluciones. No abordaremos el cambio hacia hábitos más saludables (apagar teléfono en comidas o reuniones familiares, abrir y despejar la mente con el deporte, etc.). Nos centraremos en métodos y herramientas que pueden ayudarnos dentro del entorno laboral. Así, planteo tres claras y posibles zonas de actuación, tres píldoras para tratarnos:

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1. Mejorar nuestra capacidad para aislarnos y protegernos de la sobrecarga de estímulos.

  • Manejo avanzado del correo. Uso de carpetas (temáticas y/o por prioridad) usando reglas y filtros de entrada (o manualmente) para aquellos correos que se reciben periódicamente y no son prioritarios.

  • Herramientas que concentren la entrada de información desde blogs u otros medios como Feedly o Flipboard.

  • Herramientas que centralicen la información de redes sociales como Hootsuite Tweetdeck.

  • Herramientas de escritura minimalistas antidistracciones, como Ommwriter o  focuswriter. Ocupando toda la pantalla, con fondos claros, con texturas y paisajes agradables, pocos tipos, sonidos y músicas envolventes; incluso cada una de las letras que escribes emiten un pequeño sonido. Si no lo has probado, hazlo. Si eres un poco hipster, lo tuyo es Q10 o writeMonkey.  Incluso WordPress incorpora un modo de escritura sin distracciones.

2. Mejorar la gestión del tiempo.

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¿Cómo hacer compatibles la multitarea y la concentración en una tarea? Ese es el origen de la técnica Pomodoro. Con esta técnica y un poco de disciplina personal, cual si usáramos un pequeño reloj de cocina, dedicamos de manera ininterrumpida 25 minutos (un pomodoro) a una tarea. Sin pausas, sin interrupciones. Terminado el pomodoro corresponden 5 minutos de descanso. En el periodo de descanso, nos levantamos, estiramos las piernas y echamos un vistazo al correo y las redes. Comienza otro pomodoro, y después otro descanso de 5 minutos. En el cuarto pomodoro, paramos 15 minutos y volvemos a empezar.

Subyace la idea de que ‘las pausas frecuentes pueden mejorar la agilidad mental’ y facilitan la disciplina de eludir las distracciones. No es difícil encontrar herramientas pomodoro para cualquier plataforma (una que no requiere instalación es pomodoro.me)

3. Mejor gestión de las tareas

Pero la mejor solución, sin duda, es implantar una metodología de gestión personal del trabajo basada en tareas. Hay muchas, pero últimamente se está difundiendo con mucho éxito GTD (Get Things Done). Sí, lo sé, otra moda de gestión y autoayuda americana.

La idea que subyace es que para poder concentrarnos de manera efectiva en una tarea, necesitamos borrar de nuestra mente todas las tareas pendientes. Para ello, las tareas pendientes se guardan en carpetas (ya sean físicas o en ordenador), liberando a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer. Hay carpetas estandarizadas como Bandeja de entrada, Próximas acciones, En espera, Algún día o Proyectos.

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Recopilamos en la Bandeja de Entrada todos los temas pendientes, ideas, proyectos en curso, frentes abiertos, o cuestiones que tengamos pendientes.

Revisamos todas las tareas de la Bandeja de entrada. Si son básicas y requieren un par de minutos, SE HACEN. Si requieren delegación, se delegan y pasan a “en espera”. Si no requieren acción, se eliminan.

Se archivan las restantes tareas en su carpeta correspondiente, a saber:

  • Próximas acciones. Reservada para las acciones a realizar en breve, a corto plazo, durante el día o la semana.
  • En espera. Asuntos que necesitan la participación de terceros para ser finalizados
  • Algún día / Tal vez, es la lista donde se acumulan tareas y potenciales proyectos que no tienen fecha de entrega, que por falta de tiempo por el momento no se pueden realizar pero que estaría bien realizar al menor hueco.
  • Proyectos. Un proyecto es una tarea a largo plazo que agrupa muchas acciones o tareas, creamos una carpeta por proyecto.

Y con esta organización, vamos revisando y resolviendo tareas por importancia. Pero ojo, cualquier sistema de organización no es bueno si dedicamos mucho tiempo a organizar en lugar de hacer. No debemos abusar del control.

Si bien GTD es una metodología que sólo necesita un lápiz y un papel, lo ideal es usarla con una herramienta que esté siempre disponible: una herramienta accesible en la nube (cloud) que pueda centralizar nuestra gestión de tareas. Evernote es la herramienta más usada para esta labor.

Espero que esta píldora textual haya servido, primero para concienciarnos del problema y segundo, para conocer y plantear posibles soluciones.

Y os dejo, que me llegan tres correos, un sms, dos tweets y un mensaje de LinkedIn y no puedo concentrarme en seguir escribiendo. 

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Profesor del área de Tecnologías de la Información en la Universidad de Huelva, investigador en el ámbito de la Recuperación de Información, habiendo realizado diversas publicaciones en revistas y aportaciones a congresos. Interesado en Social Media y Tecnologías 2.0, profesor del Curso de Especialización en Comunicación 2.0 y Redes Sociales que se imparte en la UHU

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